專案管理的第一步，如何善用分工結構圖(WBS)

以前我在公司當專案經理(PM)5-6年都不知道在專案管理中有這工具，他叫工作分工結構圖(WBS)【1】，後來因為參與公司的CMMI【2】認證後，在專案管理的流程中有提到這WBS，我就慢慢理解這WBS是個可以將你的專案所有工作做個分類並幫你做專案識別，因為之前是電機系出身也沒有專案管理慨念，加上在公司處理專案時間久就被派任擔任專案經理，根本就不知道採用WBS來管理專案的好處。

然而工作分工結構圖(Work Breakdown Structure,WBS)怎運用？以軟體專案為例，PM管理會有很多是專案看不到的工作，如專案業務的溝通工作、軟體開發的工作，後續的保固與維運..等，這不像在其他領域可以很清楚看到專案工作產出物，在這繁多與複雜看不到實體內容工作項目要怎管理？用工作分工結構圖(WBS)就可將你的工作先做分解的動作，這步驟很重要，一個有經驗的PM可以將專案一大推的事項做拆解依照軟體開發的生命週期【3】(SDLC)做歸類，依照我之前經驗我會將專案的工作分成2-3層依序為

- 工作包(WP)

- 工作項目(WT)

- 工作單元(WU)

通常專案沒有很大情況，大多會分解到第二層就足夠，當分解第2層後就會接下來分解到第2層，這邊建議第1層項目最好都可以規劃為可獨立外包或不同地區的團隊的運作的工作包，因為當作專案管控時檢討工作包(WP)時，若有2個獨立單位或外包會容易牽涉到權責不清楚的問題。因此有外包的工作或跨不同地區的團隊時要特別注意這一點。

另外當這些工作包(WP)、工作項目(WT)都切割出來時就可做工作的排程與工時的估算，我們也可以針對這WBS最小單位做工作描述與相依性的規劃並指派相關的負責人，當要計算工作包的工時就可以將所屬的工作項目的工時做累加到這工作包，這樣就是這工作包的總工時，當多工作包的累加就會形成整專案的整工時，這樣做法好處就是對這專案是有依據累加算出來，不是憑空無產生，當你將每個工作項目由各部門提出時你的專案工時估算將會更精準。

目前市面上也有很WBS工具軟體可以使用，這些軟體還可以幫你計算更多的細節包括專案成本、人力耗損..等功能，當然這些軟體在初期專案設定需要設定更多細節才能到到你要的目的的功能。

最後結論是工作分工結構圖(Work Breakdown Structure,WBS)可以協助專案經理將你的專案工作做結構化的整理，讓你做專案控管時可以很清楚每階段的專案項目的工時、行程、工作負責人、工作進度、工作產出，有這些資料要做專案甘特圖就很容易並有專案工作架構。

補充說明，建議讀者可以看需求接受準則【4】來搭配會更有效果。

相關名詞與文獻

【1】工作分工結構圖(Work Breakdown Structure,WBS)

【2】CMMI (Capability Maturity Model® Integration，能力成熟度模式整合) 起源於美國國防部與卡內基美隆大學 （Carnegie-Mellon University）合作所設立的軟體工程學院（Software Engineering Institute，SEI）

【3】軟體生命週期（Software Development LifeCycle）

【4】專案經理怎確認客戶的需求？軟體需求接受準則是個好方法

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